知行学工 用户手册

0.1 这套系统解决什么问题

知行学工（辅导员数字化工作台）是面向一线高校辅导员、学工干事、班主任的一站式学生工作管理平台。它把分散在 Excel 表格、微信聊天记录和纸质台账里的学生工作，收敛进一个本地数据库：

• 一名学生一条主线：档案、谈话、查寝、考勤、资助、预警……所有记录围绕学生组织，点开学生即可回看全部经历。
• 一条记录一次录入：绝大多数模块支持 Excel 批量导入、打印导出，避免重复誊抄。
• 提醒自动产生：智能预警规则引擎把考勤缺勤、查寝未归晚归、心理随访超期、处分到期等信号自动汇总到工作台。

本手册按四个时间尺度展开：第一天（章 1）、每天（章 2）、每月（章 3）、学期末与毕业（章 4），维护与安全放在章 5。

0.2 数据在哪：本地与隐私

知行学工是本地优先的桌面软件：学生信息、谈话记录、附件等全部数据保存在你自己的电脑上，不依赖任何第三方服务器即可完整使用。这意味着：

• 学生隐私数据的控制权在你手中，不联网也能正常办公；
• 换电脑、重装系统前，请先阅读 4.1 备份 与 5.2 恢复；
• 只有当你主动开启「云同步」时，数据才会加密备份到你配置的云端（见 4.2）。

0.3 三个库：主库 · 存档库 · 云同步

系统里有三个容易混淆的数据去处，用一张图说清：

• 主库：日常工作数据，侧边栏所有模块读写都在这里。
• 存档库：学生毕业归档后进入的独立空间，可浏览、检索、导出、回迁，不干扰当前工作数据。
• 云同步：把全量备份（含存档库）按设定间隔自动备份到云端，用于多设备协作与容灾。

0.4 五分钟首跑路线

赶时间？按这条线走完就能正式开工，细节后补：

对应章节：1.1 安装启动 → 1.2 首启向导 → 1.3 导入学生 → 2.1 工作台。遇到问题直接翻 5.5 FAQ。

1.1 安装与启动

1. 运行安装包
   双击 ZXXG-Setup-3.5.2.exe，按提示完成安装。桌面会出现「知行学工」快捷方式。
2. 双击启动
   首次启动会先出现带进度条的启动画面——软件正在本机启动数据服务，停留数秒属正常现象，请勿重复双击。
3. 进入登录页
   按界面提示设置管理员账号密码后进入系统。忘记密码可使用登录页的「找回密码」。

1.2 首启向导：三种开局

首次登录会出现初始化向导，这是你面对的第一个决策点：

1.3 导入学生 Excel

正式使用前最重要的一步：把学生名册批量导入「学生档案」。

1. 下载标准模板
   进入「档案 → 学生档案」，点击右上角「下载模板」，得到标准表头的 Excel 文件。
2. 按模板填写
   逐行填写学生信息。不要改动表头文字、不要合并单元格；表头顺序不重要，名称必须一致。
3. 点击「导入 Excel」
   选择填写好的文件（支持 .xls / .xlsx / .csv），进入「导入预览」。
4. 核对预览并确认
   预览弹窗会展示将要导入的数据，确认无误后点击「确认导入」。
5. 查看导入结果
   结果弹窗展示成功条数；如有失败行会列出原因，修正后可重新导入失败部分。

常见导入报错与处理

1.4 侧边栏地图（7 分组）

侧边栏按工作性质分为 7 组，先混个眼熟，具体用法分散在本手册各章：

1.5 学籍异动 · 班委管理 · 学生花名册

「档案」组还有三个基础模块，开学初和学期中会频繁用到：

• 学籍异动：登记休学、复学、转专业、退学等变动，每条注明类型、日期与原因；名单类异动可用 Excel 批量导入（模板见附录 6.1），异动过程在学生档案中留痕可查。
• 班委管理：维护各班班委构成（班长、团支书、学习委员等岗位）；换届后直接更新，班委花名册自动同步，随时可打 A4 版。
• 学生花名册：从学生档案一键生成 A4 信息卡花名册，支持按寝室 / 班级 / 专业分组、勾选展示字段、追加空白签到列——打印出来开班会点名、查寝核对都好用。

2.1 工作台与待办提醒

「工作台」是每天的指挥台，自上而下关注四块内容：

• 今日工作安排：今天的日程与事项；
• 需要关注：重点学生近期动向；
• 智能预警：规则引擎自动联动——考勤缺勤 · 查寝未归晚归 · 心理随访超期 · 处分到期 · 病假超长 · 重点学生失联（规则与阈值可在系统设置中调整）；
• 重点学生概览 / 近期谈话：高风险、心理关注、学业预警、待解除处分学生一目了然。

「待办提醒」汇总所有需要处理的事项：系统产生的新版本提醒、预警联动待办、自建待办都在这里，可逐条完成销号。

2.2 日常四件套：查寝 · 巡课 · 考勤 · 班会

这四类记录录入路径相似，都是「模块页 → 新建 → 填表保存」，且都支持 Excel 批量导入与打印导出。

2.3 谈心谈话与心理关注

「思政心理 → 心理关注」是三位一体的重点学生工作台，页内含三个标签：

• 心理重点：心理关注学生台账，风险分级为高风险（红色）/ 中风险（黄色）等，记录情绪动向与干预措施；
• 谈心谈话：每次谈话单独成条，含沟通问题与应对；点开详情可打印谈话记录；
• 特殊群体：家庭经济困难、家庭变故等特殊群体学生的跟踪帮扶。

同一学生的谈话、心理、特殊群体记录会在「学生档案」详情页汇聚，形成完整成长轨迹。

2.4 欠费与党团费

• 欠费管理（日常管理组）：登记学生欠费金额与催缴情况，逐条销号；
• 党团建设（思政心理组）：记录入党/入团发展进程、党团费缴纳等。记录分两类来源：从学生档案同步来的（黑色字体）与手动新增的（红色字体），部分批量操作只作用于手动新增记录。

2.5 个人课表 · 会议培训

• 个人课表（概览组）：把本学期课程表 Excel 导入后，以周视图展示每天的课程与教室，作为安排巡课、查寝、谈心的时间参照；顶栏切换学期后课表随之切换。
• 会议培训（日常管理组）：学院例会、辅导员培训的参会记录台账——录时间、主题、要点，期末交参会材料时按学期筛选导出即可。

3.1 学业预警与等级规则

「学业就业 → 学业预警」把挂科、考勤异常等信号定级为轻度 / 中度 / 重度三档，挂科记录按学生自动合并成一行，方便整体把握。

• 等级怎么来：系统按「预警等级规则」自动推导——挂科门数阈值、请假/缺勤/迟到/早退各类阈值均可在规则弹窗中自定义；
• 智能预警联动：达到条件的学生会出现在工作台「智能预警」与「重点学生概览」（红色重点 / 橙色关注 / 蓝色关怀）中，无需你逐表排查；
• Excel 导入：教务发的挂科名单可直接导入，无法匹配学号/姓名的记录会明确提示，建议先补齐学生档案。

3.2 资助季四步

「思政心理 → 资助管理」覆盖标签库 → 困难认定 → 助学金评定全流程，附临时困难申请与贷款回执。每年资助季按下面四步走：

3.3 奖惩 · 学生关怀 · 家校沟通

• 奖惩管理：奖励与处分台账，处分到期自动联动智能预警与待办提醒，避免漏办解除；
• 学生关怀：覆盖生日关怀、假期关怀、走访关怀等场景（生日当天可快速生成祝福记录）；
• 家校沟通：每次与家长的联系（电话/面谈/微信）记一条：时间、事由、家长反馈，学期末即是沟通台账。

3.4 实习就业

「学业就业 → 实习就业」管理实习、就业、升学去向：

1. 批量导入学生
   点击「批量导入学生」，从学生档案勾选本届学生，自动生成实习/就业记录雏形。
2. 逐条完善
   编辑每条记录的单位、岗位、去向类型（实习/就业/升学）与状态。
3. 跟踪与导出
   按去向/状态筛选跟踪进度，随时导出 Excel 上报就业数据。

3.5 帮扶记录

「思政心理 → 帮扶记录」用于结对帮扶的全过程留痕：确定帮扶对象、填写帮扶措施与进展、记录阶段结果。它与心理关注、学生关怀、家校沟通的数据互通，在「学生档案」详情页能回看某名学生的完整帮扶轨迹——写帮扶总结、迎接检查时，按学生或按学期筛选即可成稿。

4.1 备份怎么选：台账 vs 全量

「系统设置 → 数据备份与恢复」提供两种备份，不是替代关系：

4.2 云同步与多设备

开启云同步后，系统运行期间会按间隔自动全量备份到云端（间隔可自定义 5~1440 分钟，含存档库数据），另一台设备登录同一配置即可「从云端恢复数据」。

• 典型用法：办公室电脑日常录入 + 云同步；笔记本在家「从云端恢复」即可接着办公；
• 手动兜底：两台设备也可用「全量备份 JSON 文件」互相倒数据，不依赖云端；
• 安全边界：云端只在你主动配置后才启用，备份内容为你自己的存储空间。

4.3 毕业归档全流程

学生毕业后，把整届学生归档进「往届生档案」，当前系统回归干净，历史数据随时可查可回迁。

1. 进入归档向导
   「档案 → 往届生档案 → 批次管理」，点击归档入口；也可在「学生档案」按届选择学生发起。
2. 选择届别与范围
   向导第 1~2 步：选择毕业届别、确认归档学生名单与数据范围。
3. 确认执行
   系统自动生成全量备份（含附件）后，在事务中执行归档——失败自动回滚，不会出现归一半的烂摊子。
4. 归档完成
   这些学生将从当前系统完全移出，进入「批次管理」的批次列表，可查询、导出或回迁。

4.4 往届生档案：浏览 · 详情 · 回迁

归档后的数据在「档案 → 往届生档案」独立模块中，含三个子页：

档案详情页展示单个存档学生的基本信息卡 + 全量业务记录分组展示（谈话、查寝、资助、奖惩……），右上角可「导出全部记录」，也可一键「回迁到当前系统」（附件一并恢复）。

4.5 新一届初始化

送走毕业届，迎接新班级，按这个清单走一遍：

• ☐ 毕业届已完成归档，并核对批次人数（4.3）；
• ☐ 已做一次全量备份留存（4.1）；
• ☐ 新一届学生 Excel 已导入「学生档案」，花名册核对无误（1.3）；
• ☐ 新一届宿舍分布、班委、个人课表更新完毕；
• ☐ 学业预警等级规则按新年级要求复核一遍（3.1）。

5.1 数据目录

所有本地数据（数据库、附件、模板）统一存放在：

%APPDATA%\知行学工\data

即 C:\Users\你的用户名\AppData\Roaming\知行学工\data（资源管理器地址栏粘贴即可直达）。把整个 data 文件夹复制走，等价于一次全量备份。

5.2 恢复实操

两种恢复路径，对应两种来源：

1. 从 JSON 恢复
   「系统设置 → 数据备份与恢复 → 从 JSON 恢复数据」，选择此前「全量备份」导出的 .json 文件。恢复会覆盖当前系统的全部数据与文件，操作不可撤销，完成后页面自动刷新。
2. 从云端恢复
   开启过云同步的设备，可直接「从云端恢复数据」拉取最近一次云端备份。
3. 验证恢复结果
   刷新后抽查：学生数量、最新一条谈话记录、一张附件图片，确认完整再继续办公。

5.3 版本更新三方式

5.4 AI 赋能与本地模型

「资源工具 → AI 赋能」提供 AI 智能助手能力（写作润色、内容生成等）。它通过上游模型服务工作，需要在配置面板填写服务地址（Base URL）与 API Key：

• 云端上游：填入你拥有的模型服务地址与密钥（推荐 HTTPS 地址）；
• 本地模型：支持 Ollama / LM Studio 等 http 上游——先在本地启动模型服务（如 Ollama 默认 http://127.0.0.1:11434），再将其填入上游地址即可。数据全程不出本机；
• 即时保存：总开关与各功能开关修改后即时保存生效，无需手动点保存；
• 测试连接：配置面板提供连接测试，仅用当前输入值请求上游，不会保存也不会触发刷新。

5.5 常见问题 FAQ

5.6 资源工具与密码保险箱

• 快捷导航：把教务系统、学工系统、学院官网等常用入口集中收藏，打开系统一键直达，不再翻收藏夹。
• 文档模板库：沉淀常用公文与表格模板（情况说明、请假条、班会记录模板等），随手取用、持续积累。
• 学习资源库：面向学生的学习资料与链接，可发给学生自学使用。
• 密码保险箱（系统组）：集中加密保存教务、资助等各类工作系统密码，替代便签明文记密码的坏习惯。

6.1 Excel 模板一览

各模块页顶部「下载模板」即可获取对应标准模板（表头以实际下载为准；表头别名可在「系统设置 → 导入字段」调整）：

6.2 打印模板清单

提示：各列表数据均可「导出 Excel」作为上报格式的兜底。

6.3 版本历史摘要

• V1.x ~ V2.x：学生档案与谈话 → 查寝、班委、党团、心理 → 登录与 SQLite、打印 → 家校沟通、学习资源库、自定义字段 → 全模块类型统一、全量备份恢复、8 模块导入导出。
• V3.2.x：数据目录迁移至用户目录（覆盖安装不再丢数据）→ 每小时自动检测更新 → 智能预警规则引擎（六条规则自动联动预警与待办）。
• V3.5.1：毕业存档 · 历史存档库 · 顶栏学期切换 · 学业预警等级规则 · 智能预警联动 · 台账备份扩至 30 表 · 全量备份与云同步纳入存档库 · 数据概览 24 项。
• V3.5.2（当前）：往届生档案独立模块（批次管理 · 档案浏览 · 档案详情大页 · 跨批次检索与导出 · 统计概览 · 单学生回迁直达）· AI 配置本地模型支持（Ollama/LM Studio，配置即时保存）· 纯净系统示例数据复活修复。

本手册对应知行学工 V3.5.2，全册共配 51 张实际界面截图（点击图片可放大）。—— 知行学工 · 辅导员数字化工作台